EMG総合法律事務所: マンション管理Q&A

総会(集会)の運営について


1 総会出席者の数え方


  議決権行使書面と委任状の違いがよく分かりません。また、議決権行使書面や委任状を提出した人は、いずれも総会出席者(出席組合員)として数えてよいのでしょうか。


  まず、議決権行使書面と委任状の違いについて簡単に説明しましょう。 

議決権行使書面とは、ご本人が総会に出席せず(議決権行使を代理人に委任することもなく)、ご本人の考え(賛否)を総会招集権者(通常は理事長)に表明する書面のことをいいます。
この書面を提出することによって、ご本人自ら、(欠席であるにもかかわらず)議決権を行使することができます。
委任状(マンション総会で使用されている一般的な委任状)とは、ご本人が、ご本人の代わりに代理人を出席させて議決権を行使させるための書面のことをいいます。
委任状をもつ代理人は、本人(委任者)に代わって総会に出席し、本人(委任者)に代わって議決権を行使することができます。

上記のように、議決権行使書面と委任状には違いがあるため、基本的には出席者の数え方に違いが出てきます。
議決権行使書面を提出した人(欠席者)は、総会出席者にカウントされません。
委任状によって、代理人を総会に出席させて、本人(委任者)の議決権が行使されたような場合には、その本人(委任者)は総会出席者としてカウントされます。

例えば、20戸のマンションで、普通決議の要件が、当該マンション管理規約によって、「過半数の区分所有者が出席し、その過半数で決する」とあったとしましょう。そして、現実に足を運んだ人が3名(理事長ほか理事ら)だったとしましょう。
この場合、理事長を代理人として議決権を行使する旨の委任状が8件分集まっていれば定足数を満たします。
これに対し、議決権行使書面が8件分集まっただけでは定足数を満たしません。

ただし、管理規約の規定や、委任状の書き方(内容)によっては、上記のように言えないこともありますので注意して下さい。

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